Noções de Administração de Recursos Materiais - Concurso Departamento Polícia Federal - 2013

1. Classificação de materiais.
 

1.1. Tipos de classificação. (Fábio J.C. Leal Costa, 2002, pág. 21 a 23)
 

a) Quanto à industrialização: matérias-primas; produtos em processo; produtos semi-acabados; produtos acabados
 

b) Quanto ao aspecto contábil: materiais imobilizados; materiais em estoque
 

c) Quanto à demanda: materiais de demanda permanente; materiais de demanda eventual;
 

d) Quanto à movimentação: materiais ativos; inativos; descontinuados;
 

e) Quanto ao Estado de apresentação: novos; reparados; inservíveis; obsoletos; sucata; imprestável
 

1.2. Classificação mais comum é quanto ao estágio no processo produtivo: (Chiavenato, 2005, pág. 33 a 36)
 

a) matérias-primas (MP) – constituem os itens iniciais necessários para a produção. Em geral a MP precisa ser adquirida, quando a própria empresa resolve produzir suas MPs passa a ser o seu próprio fornecedor internos, processo chamado de verticalização.
 

b) materiais em processamento - são aqueles que estão sendo processados ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo da empresa.
 

c) materiais semi-acabados – estágio mais avançado que os materiais em processamento, são quase acabados.
 

d) materiais acabados ou componentes – constituem peças isoladas ou já acabadas e prontas para anexar ao produto.
 

e) produtos acabados (PA) – processamento completado inteiramente, passou por todas as fases
 

2. Gestão de estoques.
 

2.1. As principais funções do estoque são: (Chiavenato, 2005, pág 68) 

a) Garantir o abastecimento de materiais à empresa, neutralizando os efeitos de:

  • demora ou atraso no fornecimento de materiais;

  • sazonalidade no suprimento;

  • riscos de dificuldade no fornecimento.

b) Proporcionar economias de escala: 

  • por meio da compra ou produção em lotes econômicos;

  • pela flexibilidade do processo produtivo;

  • pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidades.
 

2.2. Classificação de estoques (Chiavenato, 2005, pág 69)
 

a) Estoques de matérias-primas (MPs) 

  • constituem os insumos e materiais básicos que ingressam no processo produtivo da empresa

b) Estoques de materiais em processamento (ou em vias)
 

  • constituídos de materiais que estão sendo processados ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo da empresa.
 

c) Estoques de materiais semi-acabados.
 

  • diferem dos materiais em processamento seu estágio mais avançado, se encontram quase acabados, faltando apenas mais algumas etapas do processo produtivo para se transformarem em materiais acabados ou em PAs.
 

d) Estoques de materiais acabados (ou componentes).
 

  • são partes prontas ou montadas que, quando juntadas, constituirão o PA.
 

e) Estoques de produtos acabados (PAs).
 

  • constituem o estágio final do processo produtivo passaram por todas as fases
 

2.3. Planejamento e controle de estoques (Chiavenato, 2005, pág. 77-82)
 

a) Para conhecer e controlar os estoques são necessárias duas ferramentas administrativas básicas: o fichário de estoque e a classificação ABC.
 

b) Fichário de Estoque (FE) ou banco de dados
 

  • é um conjunto de documentos e informações que servem para informar, analisar e controlar os estoques de materiais. Contém: identificação, controle, estradas de materiais, saídas, saldo em estoque, valor do saldo em estoque e rotação do estoque;
 

c) Classificação ABC ou Curva de Pareto
 

  • Baseia-se no princípio de que a maior parte do investimento em materiais está concentrada em um pequeno número de itens;
 

  • A classificação ABC divide os estoques de acordo com a sua quantidade, ou o seu valor monetário, em três classes:

    ➢ Classe A – constituída de poucos itens que são responsáveis pela maior parte do valor monetário dos estoques. 15% a 20% do total.

    ➢ Classe B – constituído de quantidade média de itens que representam ≃ 15% do valor do estoque. 35% a 40% do total.

    ➢ Classe C – constituída de enorme quantidade de itens de pequeno volume e que representam um valor desprezível dos estoques; 40% a 50% do total de itens.
 

d) Controle de estoques
 

  • Sistema de duas gavetas - muito utilizado pelo comércio varejista de pequeno porte, pelos revendedores de autopeças e pelas empresas que lidam com numerosos itens de baixo valor. O estoque é armazenado em duas caixas ou gavetas. A gaveta A tem o estoque normal de atendimento e a gaveta B tem o estoque de reserva + estoque de segurança. A principal vantagem do sistema de duas gavetas reside na simplificação dos procedimentos burocráticos de reposição de material. A complicação surge quando um item é estocado em diferentes locais ou seções.
 

  • Sistema dos máximos-mínimos – ou quantidades fixas. É utilizado quando há muita dificuldade para determinar o consumo ou quando ocorre variação no tempo de reposição.
 

  • Sistema das reposições periódicas – ou renovações ou revisões periódicas. É um sistema que consiste em fazer pedidos para reposição dos estoques em intervalos de tempo estabelecidos para cada item.
 

  • Planejamento das necessidades de materiais (MRP) - é um sistema que inter-relaciona previsão de vendas, planejamento da produção, programação da produção, programação de materiais, compras, contabilidade de custos e controle da produção.
 

3. Compras.
 

3.1. Definição
 

a) Compra - toda aquisição remunerada de bens para fornecimento de uma só vez ou parceladamente (Art. 6o, II, Lei 8666/93);
 

b) Nenhuma compra será feita sem a adequada caracterização de seu objeto e indicação dos recursos orçamentários para seu pagamento, sob pena de nulidade do ato e responsabilidade de quem lhe tiver dado causa. (http://www.enap.gov.br/downloads/ec43ea4fCompras_administracao_publica.pdf)
 

3.2. Modalidades de compra.
 

a) Compra normal
 

b) Compra em emergência
 

3.3. Cadastro de fornecedores.
(http://pt.slideshare.net/mmontai/gesto-de-compras-e-compras-no-servio-pblico-1989970)
 

a) É responsável pela qualificação, avaliação e desempenho de fornecedores de materiais e serviços.
 

b) Premissas: Qualidade, preço e prazo
 

c) Critérios:
 

  • Políticos – definidos pela administração da empresa
 

  • Técnicos – envolvem as carências de abastecimento, na procura de desenvolvimento de novas alternativas de fornecimento, visando, por exemplo, evitar a exclusividade;
 

  • Legais – aplicados às empresas estatais, autárquicas e do serviço público
 

d) Procedimento
 

• Fase inicial – análise preliminar (social, econômico-financeira e técnica preliminar)
 

• Fase final – análise complementar (jurídica e técnica conclusiva)
 

4. Compras no setor público.
(http://pt.slideshare.net/mmontai/gesto-de-compras-e-compras-no-servio-pblico-1989970)
 

4.1. Edital de licitação.
 

a) O edital é o instrumento de divulgação do processo licitatório, ele é considerado a Lei interna da licitação, porque vincula a Administração e os participantes às suas cláusulas, não se pode exigir nada que não esteja previsto no edital. É considerado nulo o edital omisso ou errôneo em pontos essenciais, ou que contenha condições discriminatórias ou preferenciais, que afastem determinados interessados e favoreçam outros. Na forma do art. 38, Parágrafo único, as minutas de Editais de Licitação, bem como as dos Contratos, Acordos, Convênios ou Ajustes devem ser previamente examinadas e aprovadas por Assessoria Jurídica da Administração. Qualquer cidadão pode impugnar o Edital viciado ou defeituoso administrativamente até 05 dias úteis e pelo licitante até 02 dias úteis antes da data fixada para a abertura dos envelopes de habilitação, devendo a Administração julgar e responder à impugnação em até 3 dias úteis, podendo também, qualquer licitante, contratado ou pessoa física ou jurídica representar junto ao Tribunal de Contas ou aos Órgãos do Sistema de Controle Interno Contra irregularidades (art. 41 - § 1 o a 4o, 113 -§ 1o, 2o - Lei no 8.666/93).
 

b) Anexos do Edital:
 

  • projeto básico e/ou executivo, com todas as suas partes desenhos, especificações e outros complementos;
 

  • Orçamento estimado em planilhas de quantitativos e preços unitários;
 

  • A minuta do contrato a ser firmado entre a administração e o licitante vencedor;
 

  • As especificações complementares e as normas de execução pertinentes
 

5. Recebimento e armazenagem.
 

5.1. Conceitos
 

a) Recebimento é o ato pelo qual o material encomendado é entregue ao órgão público no local previamente designado, não implicando em aceitação. Transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do material, do fornecedor ao órgão recebedor. Ocorrerá nos almoxarifados, salvo quando o mesmo não possa ou não deva ali ser estocado ou recebido, caso em que a entrega se fará nos locais designados. Qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material será sempre no Almoxarifado. (IN 205/88)
 

b) A armazenagem compreende a guarda, localização, segurança e preservação do material adquirido, a fim de suprir adequada mente as necessidades operacionais das unidades integrantes da estrutura do órgão ou entidade. (IN 205/88)
 

5.2.Entrada. (http://pt.slideshare.net/mmontai/gesto-de-compras-e-compras-no-servio-pblico-1989970)
 

a) Na portaria da empresa – cadastramento dos dados da recepção
 

b) No almoxarifado – exame de avarias e conferência de volumes; recusa do recebimento, liberação do
transportador, descarga;
 

c) No estoque por devolução de material
 

5.3. Conferência.

http://pt.slideshare.net/mmontai/gesto-de-compras-e-compras-no-servio-pblico-1989970
 

a) Conferência quantitativa – é a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo Fornecedor na Nota Fiscal corresponde à efetivamente recebida
 

b) Conferência qualitativa – ou Inspeção Técnica, faz a confrontação das condições contratadas na Autorização de Fornecimento com as consignações na Nota Fiscal pelo Fornecedor
 

5.4. Critérios e técnicas de armazenagem.
 

a) As principais técnicas de estocagem são:

(Chiavenato, 2005, pág. 126 - 128)

  • Carga unitária - é um conjunto de cargas contidas em um recipiente formando um todo único quanto à manipulação, armazenamento ou transporte. Por meio do pallet. As vantagens principais da paletização são: economia de tempo e de esforço, mão-de-obra e área de armazenagem menor, além de economizar tempo na carga e descarga dos equipamentos de movimentação de materiais.
 

  • Caixas ou gavetas - É a técnica de estocagem ideal para materiais de pequenas dimensões como parafusos, arruelas, alguns materiais de escritório, como lápis, canetas esfero gráficas
 

  • Prateleiras - É uma técnica de estocagem destinada a materiais de tamanhos diversos e para o apoio de gavetas ou caixas padronizadas. Constitui o meio de estocagem mais simples e econômico
 

  • Raques - É construído para acomodar peças longas e estreitas como tubos, tiras, vergalhões, feixes etc.
 

  • Empilhamento - Trata-se de uma variante da estocagem de caixas para aproveitar ao máximo o espaço vertical.
 

  • Contêiner flexível - É uma das técnicas mais recentes de estocagem. O contêiner flexível é uma espécie de saco feito com tecido resistente e borracha vulcanizada, com um revestimento interno que varia conforme seu uso. É utilizado para estocagem e movimentação de sólidos a granel e de líquidos, com capacidade que pode variar entre 500 a 1.000 quilos.
 

b) Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros são: (IN 205/88)
 

  • os materiais devem ser resguardados contra o furto ou roubo, e protegidos contra a ação dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas, bem como de animais daninhos;
 

  • os materiais estocados a mais tempo devem ser fornecidos em primeiro lugar, (primeiro a entrar, primeiro a sair - PEPS), com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque;
 

  • os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido inventário;
 

  • os materiais que possuem grande movimentação devem ser estocados em lugar de fácil acesso e próximo das áreas de expedição e o material que possui pequena movimentação deve ser estocado na parte mais afastada das áreas de expedição;
 

  • os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. É preciso utilizar corretamente os acessórios de estocagem para os proteger;
 

  • a arrumação dos materiais não deve prejudicar o acesso as partes de emergência, aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal especializado para combater a incêndio (Corpo de Bombeiros);
 

  • os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim de facilitar a movimentação e inventário;
 

  • os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e porta- estrados, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentação;
 

  • os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasião da utilização;
 

  • a arrumação dos materiais deve ser feita de modo a manter voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem a face da embalagem (ou etiqueta) contendo a marcação do item, permitindo a fácil e rápida leitura de identificação e das demais informações registradas;
 

  • quando o material tiver que ser empilhado, deve-se atentar para a segurança e altura das pilhas, de modo a não afetar sua qualidade pelo efeito da pressão decorrente, o arejamento (distância de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente das paredes).
 

6. Gestão patrimonial.
 

6.1. Tombamento de bens
 

a) Definição: É o processo de inclusão (entrada) de um bem permanente no sistema de controle patrimonial, em alguns casos, no balanço contábil. Isso significa dizer que o bem que entra no acervo da instituição, apresentará igualmente um aporte de recursos no balanço patrimonial.
 

b) Modalidade: Aquisição; Comodato e Cessão; Doação; Fabricação; Incorporação;
 

c) Movimentação de bens: (Decreto 99.658/90)
 

  • Transferência - modalidade de movimentação de material, com troca de responsabilidade, de uma unidade organizacional para outra, dentro do mesmo órgão ou entidade;
 

  • Cessão - modalidade de movimentação de material do acervo, com transferência gratuita de posse e troca de responsabilidade, entre órgãos ou entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo ou entre estes e outros, integrantes de qualquer dos demais Poderes da União;
 

d) Alienação de bens
 

  • A Alienação consiste na operação que transfere o direito de propriedade do material mediante, venda, permuta ou doação. (IN 205/88).
 

  • Nos casos de alienação, a avaliação do material deverá ser feita de conformidade com os preços atualizados e praticados no mercado (Art. 7o, Decreto 99658/90)
 

e) Inutilização ou abandono (Arts. 16 a 18, Decreto-Lei 99658/90)
 

  • Verificada a impossibilidade ou a inconveniência da alienação de material classificado como irrecuperável, a autoridade competente determinará sua descarga patrimonial e sua inutilização ou abandono, após a retirada das partes economicamente aproveitáveis, porventura existentes, que serão incorporados ao patrimônio.
 

  • A inutilização consiste na destruição total ou parcial de material que ofereça ameaça vital para pessoas, risco de prejuízo ecológico ou inconvenientes, de qualquer natureza, para a Administração Pública Federal.
 

  • A inutilização, sempre que necessário, será feita mediante audiência dos setores especializados, de forma a ter sua eficácia assegurada.
 

  • São motivos para a inutilização de material, dentre outros:

    ➢ a sua contaminação por agentes patológicos, sem possibilidade de recuperação por assepsia;

     ➢ a sua infestação por insetos nocivos, com risco para outro material;

    ➢ a sua natureza tóxica ou venenosa;

    ➢ a sua contaminação por radioatividade;

    ➢ o perigo irremovível de sua utilização fraudulenta por terceiros. 

  • A inutilização e o abandono de material serão documentados mediante Termos de Inutilização ou de Justificativa de Abandono, os quais integrarão o respectivo processo de desfazimento.
 

7. Controle de bens.
 

7.1. Inventário. (Chiavenato, 2005, pág. 133-137)
 

a) Conceito: é um levantamento físico ou contagem dos materiais existentes para efeito de confrontação periódica com os estoques anotados nos fichários de estoques ou no banco de dados sobre materiais. (Chiavenato, pág 133)
 

b) Inventário físico é o instrumento de controle para a verificação dos saldos de estoques nos almoxarifados e depósitos, e dos equipamentos e materiais permanentes, em uso no órgão ou entidade, que irá permitir, dentre outros: (IN 205/1988)
 

  • o ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações dos estoques com o saldo físico real nas instalações de armazenagem;
 

  • a análise do desempenho das atividades do encarregado do almoxarifado através dos resultados obtidos no levantamento físico;
 

  • o levantamento da situação dos materiais estocados no tocante ao saneamento dos estoques;
 

  • o levantamento da situação dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas necessidades de manutenção e reparos; e
 

  • a constatação de que o bem móvel não é necessário naquela unidade.
 

c) Importância do inventário
 

  • Permite a verificação das discrepâncias entre os registros de estoque nas FEs e o estoque físico (quantidade real no estoque).
 

  • Permite a verificação das discrepâncias entre o estoque físico e o estoque contábil, em valores monetários.
 

  • Proporciona a apuração do valor total do estoque (contábil), para efeito de balanço ou de balancete, quando o inventário é realizado próximo ao encerramento do exercício fiscal.
 

d) Tipos de inventário
 

  • Inventários gerais – efetuado no final de exercício fiscal da empresa, abrange totalidade dos itens de uma só vez. Exige a paralisação de cada área. Não permite ajustes entre as divergências do estoque das FEs e o contado;
 

  • Inventários rotativos – feito mensalmente, envolve determinados itens cada mês. Não precisa parar a área e permite análise entre o registrado e o real. Itens de classe A é feito 3x/ano; classe B, 2x/ano e classe C, 1x/ano.
 

  • Pode ser: anual, inicial, de extinção ou transformação ou eventual (IN 205/88)
 

e) Planejamento do inventário
 

  • Convocação das equipes de inventariantes – duas equipes, a da primeira contagem de reconhecimento e a da segunda contagem ou de revisão;
 

  • Arrumação física – para um trabalho mais rápido e inteligente de contagem;
 

  • Cartão de inventário – é o meio de registro;
 

  • Atualização dos registros de estoque - os registros de entradas, saídas e saldos de estoques deverão ser atualizados até a data do inventário; Entradas e saídas de materiais devem ser suspensas nesse dia;
 

  • Contagem do estoque – cada item deve ser obrigatoriamente contado duas vezes, uma pela equipe reconhecedora e outra vez pela revisora; o coordenador verifica se as contagens conferem. Caso contagem discrepante será encaminhado para contagem por outra equipe diferente;
 

  • Reconciliação e ajustes – nos casos de divergências as seções deverão justificar as variações ocorridas por meio de relatório.
 

f) No inventário analítico, para a perfeita caracterização do material, figurarão: (IN 205/1988)
 

  • descrição padronizada;
 

  • número de registro;
 

  • valor (preço de aquisição, custo de produção, valor arbitrado ou preço de avaliação);
 

  • estado (bom, ocioso, recuperável, antieconômico ou irrecuperável);
 

  • outros elementos julgados necessários.
 

    ➢ O bem móvel cujo valor de aquisição ou custo de produção for desconhecido será avaliado tomando como referência o valor de outro, semelhante ou sucedâneo, no mesmo estado de conservação e a preço de mercado.
 

g) Para efeito de identificação e inventário os equipamentos e materiais permanentes receberão números sequenciais de registro patrimonial. (IN 205/88)
 

  • O número de registro patrimonial deverá ser aposto ao material, mediante gravação, fixação de plaqueta ou etiqueta apropriada.
 

  • Para o material bibliográfico, o número de registro patrimonial poderá ser aposto mediante carimbo.
 

  • Em caso de redistribuição de equipamento ou material permanente, o termo de responsabilidade deverá ser atualizado fazendo-se dele constar a nova localização, e seu estado de conservação e a assinatura do novo consignatário.
 

  • Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser movimentado, ainda que, sob a responsabilidade do mesmo consignatário, sem prévia ciência do Departamento de Administração ou da unidade equivalente.
 

  • Todo equipamento ou material permanente somente poderá ser movimentado de uma unidade organizacional para outra, através do Departamento de Administração ou da unidade equivalente.

  • Compete ao Departamento de Administração ou unidade equivalente promover previamente o levantamento dos equipamentos e materiais permanentemente em uso junto aos seus consignatários, com a finalidade de constatar os aspectos quantitativos e qualitativos desses.

  • O consignatário, independentemente de levantamento, deverá comunicar ao Departamento de Administração ou unidade equivalente qualquer irregularidade de funcionamento ou danificação nos materiais sob sua responsabilidade.
 

  • O Departamento de Administração ou unidade equivalente providenciará a recuperação do material danificado sempre que verificar a sua viabilidade econômica e oportunidade.
 

h) Poderá também ser utilizado o Inventário por Amostragens para um acervo de grande porte. Esta modalidade alternativa consiste no levantamento em bases mensais, de amostras de itens de material de um determinado grupo ou classe, e inferir os resultados para os demais itens do mesmo grupo ou classe. (IN 208/88)
 

7.2. Alterações e baixa de bens. (IN 205/88)
 

a) Toda movimentação de entrada e saída de carga deve ser objeto de registro, quer trate de material de consumo nos almoxarifados, quer trate de equipamento ou material permanente em uso pelo setor competente. Em ambos os casos, a ocorrência de tais registros está condicionada à apresentação de documentos que os justifiquem.
 

b) A descarga, que se efetivará com a transferência de responsabilidade pela guarda do material:
 

  • deverá, quando viável, ser precedida de exame do mesmo, realizado, por comissão especial;
 

  • será, como regra geral, baseada em processo regular, onde constem todos os detalhes do material (descrição, estado de conservação, preço, data de inclusão em carga, destino da matéria-prima eventualmente aproveitável e demais informações); e
 

  • decorrerá, no caso de material de consumo, pelo atendimento às requisições internas, e em qualquer caso, por cessão, venda, permuta, doação, inutilização, abandono (para aqueles materiais sem nenhum valor econômico) e furto ou roubo.

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• Referência

- Gestão de compras e Compras no serviço público, by Antonio Marcos Montai Messias, Professor e Servidor Público at FUNGE e Prefeitura de Paraguaçu Paulista on Sep 12, 2009 , acessado em acessado em 28/12/2013

http://pt.slideshare.net/mmontai/gesto-de-compras-e-compras-no-servio-pblico-1989970

- Lei 8.666/1993

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8666compilado.htm

- Decreto 99.658/1990

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/Antigos/D99658.htm

- Instrução Normativa no 205/1998

http://www.comprasnet.gov.br/legislacao/in/in205_88.htm

- Compras na Administração pública

http://www.enap.gov.br/downloads/ec43ea4fCompras_administracao_publica.pdf

- Chiavenato, Administração de Materiais, uma abordagem introdutória. 3a impressão, Rio de Janeiro: Elsevier, 2005

- Fábio J.C. Leal Costa, Introdução à Administração de Materiais em Sistemas Informatizados, São Paulo: ieditora, 2002

Bons estudos!