- Conceitos fundamentais de arquivologia.
- Arquivos:
- São os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (Art. 2º, Lei 8.159 de 91).
- Gestão de documentos:
- O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Art. 3º, Lei 8.159 de 91).
- Arquivos públicos:
- São os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias (Art. 7º, Lei 8.159 de 91).
- Os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. (Art. 7º, §1º, Lei 8.159 de 91).
- Arquivos privados
- São os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. (Art. 11, Lei 8.159 de 91)
- Podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. (Art. 12, Lei 8.159 de 91).
- O gerenciamento da informação e a gestão de documentos.
- Diagnósticos1
- Definição: é a análise detalhada dos vários aspectos relacionados à estrutura e ao funcionamento do arquivo da empresa.
- De posse dos dados coletados, o especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo e a fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo; enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. Fonte: Paes (2005,p.36).
- Arquivos correntes e intermediário.
- Documentos correntes são aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes (Art. 8º, §1º, Lei 8.159 de 91)..São também chamados de primeira idade;
- Documentos intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Art. 8º, §2º, Lei 8.159 de 91). De segunda idade;
- Atividades dos arquivos correntes (CEPAE): Consulta, Empréstimo, Protocolo, Arquivamento e Expedição2
- Localização física: os arquivos correntes estão localizados junto aos órgãos produtores; os intermediários devem estar em locais afastados dos órgãos que produziram ou receberam os documentos; e os permanentes devem estar localizados junto aos centros culturais ou próximos às universidades, com salas de consultas3;
- Protocolos4.
- A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade em que os documentos tramitam bastante. É responsável pelas atividades de expedição de correspondências a outras instituições.
- O protocolo executa as ações
- recebimento da correspondência (malotes, balcão, entre outros);
- separação da correspondência oficial da particular;
- colocação do carimbo ou etiqueta de protocolo (data, hora...);
- elaboração de resumo do assunto;
- encaminhamento ao destinatário;
- Atividades realizadas pelo protocolo
- Recebimento – é a porta de entrada de qualquer documento enviado por terceiro à instituição;
- Registro e Autuação – cadastro do documento em um sistema de controle atribuindo um número de acompanhamento. A autuação é utilizada geralmente para processos, também conhecida como protocolização;
- Classificação – análise do documento para identificar o assunto, os envelopes devem ser abertos, desde que não sejam sigilosos ou particulares;
- Expedição e Distribuição – envio do documento ao destinatário. A Distribuição é interna e a Expedição é externa;
- Controle e Movimentação – para saber o local em que se encontra o documento em determinado momento e consultar os últimos andamentos;
- Avaliação de documentos.
- Definição: consiste em identificar seus valores e definir seus prazos de guarda. Significa a criação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;5
- Objetivos: reduzir a massa documental; aumentar o índice de recuperação da informação; garantir condições de conservação da documentação de valor permanente; conquistar espaço físico e aproveitar melhor os recursos humanos e materiais6;
- Etapa: deve ser feita na fase corrente, observa-se primeiro o valor probatório dos documentos7
- Tabela de temporalidade: é o registro esquemático do ciclo de vida documental do órgão; permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente;8
- Arquivos permanentes.
- São os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados (Art. 8º, §3º, Lei 8.159 de 91);
- Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis;
- Atividades de um arquivo permanente: destinação, arranjo, descrição e publicação, conservação e referência;9
- Tipologias documentais e suportes físicos.
- Microfilmagem.
- Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes de seu arquivamento;
- Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados, desde que autorizados por autoridade competente;
- Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos;
- É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilmes;
- Entende-se por microfilme o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução;
- O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia;
- A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia;
- Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original;
- Os microfilmes e filmes cópias, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora dele, quando:
- autenticados por autoridade estrangeira competente;
- tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado;
- forem acompanhados de tradução oficial.
- Tipos: microfilmagem de substituição (aplicada nos arquivos correntes e intermediários) e microfilmagem de preservação (aplicada nos arquivos permanentes).10
- Vantagens: Validade legal, redução de espaço, segurança e preservação longa11;
- Automação.
- Definição: é o gerenciamento eletrônico dos documentos que funciona com softwares e hardwares específicos e usa as mídias ópticas para armazenamento; tem a finalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental12;
- GED – Gerenciamento eletrônico de documentos é um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento eletrônico ou digital de documentos, como papel, microfilme, som, imagem...
- Tecnologias de Automação Arquivística13:
- DM - Document Management: controla o acesso aos documentos;
- DI – Document Imaging: usado para arquivar e recuperar documentos, capta a imagem por emio de scanners;
- RIM – Records and Information Management: gerencia o ciclo de vida do documento por meio de softwares específicos;
- Workflow: é a gestão dos fluxos de trabalhos, garante o acompanhamento de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade e segurança;
- Preservação, conservação e restauração de documentos.
- Definições14
- Preservação abrange todas as medidas necessárias para salvaguarda da integridade dos documentos arquivísticos pelo tempo que for necessários.
- Conservação é um conjunto de ações estabilizadoras que visam a desacelerar o processo de degradação de documentos por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos;
- Restauração é um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico;
- Atividade de Conservação
- A luz do dia deve ser abolida na área de armazenamento; Ar seco – enfraquece o papel; Umidade propicia desenvolvimento de mofo, umidade ideal é entre 45 a 58%; Temperatura não deve oscilar, deve estar entre 20 e 22º, ideal é o uso ininterrupto de ar condicionado, ou uso de sílica-gel; Poeira e gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis;
- Operações de conservação: desinfestação, limpeza, alisamento, restauração ou reparo15
- Desinfestação – mais eficiente é a fumigação;
- Limpeza – pano macio, escova e aspirador de pó;
- Alisamento – expões à ação do ar úmido e em seguida passa a ferro em máquinas elétricas ou em prensa manual para documentos frágeis, ou ainda o ferro de engomar caseiro;
- Restauração
- Banho de gelatina: ou cola, aumenta a resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade, proporciona a passagem dos raios ultra e infra vermelhos, porém torna susceptível ao ataque de insetos;
- Tecido: aumenta durabilidade do papel, mas o emprego do amido proporciona ataque de insetos impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelho e reduz a legibilidade e flexibilidade;
- Silking: utiliza-se tecido, mas afeta as qualidades permanentes, prejudica pouco a legibilidade, flexibilidade, reprodução e exame pelos raios ultra e infravermelhos; é de alto custo e de difícil execução.
- Laminação: uso de acetato de celulose e papel de seda. A durabilidade e as qualidades permanentes são asseguradas sem perder a legibilidade e flexibilidade, fica imune aos fungos e pragas, manchas são removidas com água e sabão; duplica o peso do documento e reduz volume, aplicação rápida, não impede passagem de raios ultra e infravermelho;
- Laminação manual: quando não tem a laminação mecanizada, utiliza acetona ao inves de calor e pressão;
- Encapsulação: utiliza película de poliéster; é considerada um dos mais modernos processos de restauração;
- Arquivos especiais16
- Fotografia – devem ser acondicionadas em folders confeccionados em papel de pH neutro e guardar em pastas suspensas, com suportes de plástico; a acidez do papel é prejudicial às fotografias;
- Negativo – devem ser acondicionados em tiras, em envelopes confeccionados em papel de pH neutro ou polietileno.
__________________________________
- Referências
- Lei 5.433 de 1968, Regula a microfilmagem de
documentos oficiais e dá outras providências,
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L5433.htm
- Decreto 1.799 de 1996, Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de
1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras
providências,
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/Antigos/D1799.htm
- Leonardo Reis e João Tiago,
Arquivologia facilitada, 2ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013
- Marilena Leite Paes, Arquivo: teoria e prática,
3ª ed., Rio de Janeiro: FGV, 2004
- Renato Valentini, Arquivologia para concursos,
2ª ed., Rio de Janeiro: Elsevier, 2009
_______________________
1-
Leonardo Reis e João Tiago, Arquivologia facilitada, capítulo 3
2-
Leonardo Reis e João Tiago, Arquivologia facilitada
3-
Renato Valentini, Arquivologia para concursos, pág. 16
4-
Leonardo Reis e João Tiago, Arquivologia facilitada, Capítulo 4
5-
Leonardo Reis e João Tiago, Arquivologia facilitada, 2ª ed., pág
60
6-
Renato Valentini, Arquivologia para concursos, 2009, pág. 100
7-
Renato Valentini, Arquivologia para concursos, 2009, pág. 101
8-
Renato Valentini, Arquivologia para concursos, 2009, pág. 102
9-
Renato Valentini, Arquivologia para concursos, 2009, pág. 111
10-
Leonardo Reis e João Tiago, Arquivologia facilitada, capítulo 6
11-
Leonardo Reis e João Tiago, Arquivologia facilitada, capítulo 6
12-
Renato Valentini, Arquivologia para concursos, 2009, pág. 128
13-
Leonardo Reis e João Tiago, Arquivologia facilitada, capítulo 7
14-
Leonardo Reis e João Tiago, Arquivologia facilitada, capítulo 8
15 - Marilena
Leite Paes, Arquivo Teoria e prática, 2004, pág 141 a 145
16 - Marilena
Leite Paes, Arquivo Teoria e prática, 2004, pág 151 e 152
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